Aplicación Google Workspace
Resumen ejecutivo
Esta guía ofrece cinco recomendaciones clave de Google para migrar a Google Workspace. Describe herramientas, recursos y asistencia comprobados, además de historias de clientes que han migrado con éxito. Para los directores de información (CIO) que buscan una solución de productividad y colaboración moderna, Google Workspace ofrece una alternativa atractiva a las herramientas heredadas para empresas. Google Workspace, que cuenta con la confianza de 10 millones de clientes y 3 millones de usuarios en todo el mundo, ofrece a las organizaciones un entorno familiar, moderno e intuitivo para la comunicación, file Gestión, co-creación de documentos y más.
¿Por qué Google?
¿Espacio de trabajo? Un breve resumen
Google Workspace puede ayudar a organizaciones de todos los tamaños y de prácticamente todos los sectores a mejorar la seguridad, la productividad y la colaboración. Gracias a las funciones de seguridad impulsadas por IA y a la arquitectura nativa de la nube y de confianza cero, las empresas confían en Workspace para proteger sus datos más confidenciales. La inteligencia artificial (IA) integrada en el conjunto de herramientas de productividad puede ayudar a las organizaciones a ahorrar tiempo y mejorar la calidad del trabajo.
Al usar Google Workspace con Gemini, las empresas de todos los tamaños están implementando IA de forma segura y a gran escala. Según nuestro estudio reciente sobre clientes empresariales que usan Gemini, los usuarios ahorran un promedio de 105 minutos por semana y el 75 % de los usuarios diarios afirman que mejora la calidad de su trabajo. Las organizaciones migran a Workspace para aprovechar la oportunidad de modernización cultural y de TI, optimizar los flujos de trabajo para una toma de decisiones más rápida y ayudar a eliminar los cuellos de botella mediante una colaboración fluida.
Capítulo 1
Cinco recomendaciones clave para una migración fluida a Google Workspace
La migración a cualquier tecnología es un proceso multifacético, pero no tiene por qué ser abrumador. Organizaciones de todo el mundo eligen migrar a Workspace todos los años. Una migración exitosa requiere un enfoque estratégico que priorice la comprensión del entorno tecnológico y los datos de origen, minimice los riesgos potenciales y reconozca que la gestión de cambios para los empleados es un componente crucial para el éxito.
Cada proceso de migración será único y el cronograma variará según el volumen y la complejidad de los datos de la organización. Al planificar una migración, es fundamental comenzar considerando cuidadosamente el entorno actual de la organización y sus necesidades y circunstancias específicas. Los clientes suelen beneficiarse de comenzar el proceso 1 o 2 años antes de que finalice su acuerdo de licencia con un proveedor heredado.
Aquí hay cinco pasos que puede seguir para comenzar este proceso junto con su equipo de cuenta de Google y el socio de implementación seleccionado.
Auditar y comprender los datos de origen
Evalúe con precisión el tipo, el tamaño y la complejidad de los datos para anticipar los desafíos y optimizar el enfoque de migración. Identifique la distribución de sus datos para descubrir cómo se distribuyen en el sistema de origen. Tenga en cuenta que los requisitos de datos de la organización pueden variar según el departamento, y estas necesidades deben orientar su cronograma y estrategia de migración. Aborde de manera proactiva los tipos de datos no admitidos o las limitaciones estrictas dentro de Google Workspace para evitar interrupciones.
Aproveche los escaneos de origen
Realice un análisis de datos completo mediante la función de escaneo, como Google Workspace Migrate, para obtener información detallada sobre los datos de origen. Optimice el proceso de migración distribuyendo eficazmente las cargas de trabajo en toda la infraestructura de migración y priorizando los conjuntos de datos de gran tamaño. Puede utilizar la matriz de productos de migración de Google Workspace para investigar de forma proactiva las herramientas que se pueden utilizar para migrar tipos específicos de datos.
Planifique su enfoque de migración e incluya la gestión de cambios desde el principio:
Al planificar una migración empresarial, es fundamental alinear al equipo de TI, al equipo de cuentas de Google y al socio de implementación en los resultados previstos con las metas y los objetivos definidos. Algunas organizaciones pueden optar por adoptar Google Workspace en coexistencia con herramientas heredadas específicas y soluciones puntuales.
Otros pueden optar por migrar completamente a Google Workspace. Google admite ambos modelos de migración; sin embargo, una migración completa ayuda a las organizaciones a maximizar los beneficios y el retorno de la inversión de Workspace.
Si bien hay muchas maneras en que una empresa puede desarrollar su estrategia de migración para cumplir con sus objetivos comerciales, Google recomienda un enfoque de tres fases: TI central, primeros usuarios y lanzamiento global.
Enfoque de migración por fases sugerido por Google
Las tres fases de las actividades de implementación básicas normalmente pueden durar entre 3 y 9 meses.
- Fase 1: Planificación y TI central Implementar únicamente en el equipo central de TI.
Esta fase comienza en colaboración con un socio para alinear los planes de implementación con las mejores prácticas de Google y crear una ruta de éxito para el proyecto en general. Esta fase confirma y prueba el diseño técnico, identifica los puntos de integración y permite que el equipo se familiarice con las herramientas y la tecnología. - Fase 2: primeros usuarios Implementación entre el 5 % y el 10 % del total de usuarios. Esta fase valida la migración, prueba el plan de gestión de cambios y recopila comentarios sobre la capacitación y las comunicaciones para que el plan se pueda ajustar según sea necesario para satisfacer mejor las necesidades de los usuarios.
- Fase 3: Implementación global en vivo para todos los usuarios. Esta fase incluye el resto
de la organización a bordo, lleva a cabo una amplia capacitación y comunicación, y realiza la transición a una adopción y transformación a largo plazo, como se describe en la guía de implementación para grandes organizaciones. Este proceso suele tardar entre 3 y 9 meses y se puede adaptar a los requisitos y necesidades específicos de su organización. - Una estrategia de gestión de cambios bien ejecutada es esencial para una migración fluida y exitosa del espacio de trabajo. Si se centra en la comunicación, la formación y el soporte, puede minimizar las interrupciones, empoderar a los empleados y lograr los resultados empresariales deseados. Puede utilizar esta guía como modelo para su estrategia de gestión de cambios.
Priorizar la migración de datos
Con una planificación y una reflexión cuidadosas, determine qué datos críticos de su organización se van a poner en marcha y cuáles no. No es necesario migrar todos los datos antes de la fecha de puesta en marcha. Concéntrese primero en migrar los datos esenciales para garantizar una experiencia de puesta en marcha exitosa. Considere migrar los datos no críticos después de la puesta en marcha para agilizar el proceso de migración inicial.
Mitigar los riesgos de forma proactiva
Anticipar los desafíos antes de una migración ayudará a que su equipo se mantenga en el buen camino. La comunicación abierta, la planificación proactiva y el enfoque en la integridad de los datos allanarán el camino para una experiencia de migración sin inconvenientes.
Capítulo 2
Historias de éxito de clientes
Equifax impulsa la transformación cultural después de migrar más de 20,000 empleados a Workspace.
Como una de las tres agencias de informes crediticios de los EE. UU., Equifax ayuda a millones de consumidores y empresas cada año a alcanzar sus objetivos financieros. Equifax impulsó la transformación cultural en toda su empresa al adoptar Google Workspace. Migró los datos de unos 21,000 usuarios antes de implementar Workspace para empleados en 20 países. Al usar la tecnología como palanca, Equifax ayudó a su fuerza laboral a fomentar una cultura de colaboración y comunidad, lo que dio como resultado casi 100,000 mensajes de Google Chat cada día. La simplicidad y seguridad de Workspace y la capacidad de trabajar en documentos desde cualquier lugar han ayudado a Equifax a agilizar la comunicación y la colaboración.
Institución gubernamental brasileña migra a más de 3.5 millones files a Workspace en 2 meses
En Brasil, el Ministerio Público del Estado de Amapá (MP-AP) es el Ministerio Público del Estado de Amapá. Es una institución regida por la Constitución Federal de Brasil y comprometida con la defensa de la ley, la democracia y los intereses de los individuos y de la sociedad en su conjunto. En 2 meses, migró 4 TB de datos que abarcaban más de 3.5 millones de cuentas institucionales. fileEn la actualidad, MP-AP tiene un tiempo de actividad del servicio del 99.9 % y una tasa de adopción de Google Workspace entre los empleados del 90 %. Ha ganado más flexibilidad para los trabajadores remotos, un intercambio de documentos más sencillo entre equipos y entidades externas y una mayor gobernanza de los datos almacenados por la agencia.
LifeCell ejecuta una migración completa para más de 1,200 empleados en menos de 3 meses para mejorar la eficiencia
Fundada en 2004, LifeCell es el banco de almacenamiento de tejidos y células madre más grande de la India. Es uno de los principales proveedores de pruebas de detección genética y es un actor líder en terapias basadas en células y tejidos. LifeCell ejecutó una migración completa a Google Workspace en menos de 3 meses para más de 1,200 empleados, lo que transformó las capacidades de colaboración con configuraciones de privacidad granulares. Google Workspace también ha ayudado a la organización a mejorar la eficiencia del flujo de trabajo desde la alta gerencia hasta el personal de primera línea al reducir los ataques de spam a cero.
En 4 meses, Humana migró 13,000 13,000 usuarios a Workspace, redujo los costos de TI y reforzó la seguridad. Las herramientas de colaboración fáciles de usar de Google Workspace mejoraron la moral y la eficiencia de los 50 22 miembros del equipo de campo y de oficina de Humana, líder en servicios de prestación de atención médica en Finlandia, Noruega y Suecia. El equipo de TI ahora confía en que las funciones de seguridad de Workspace, probadas a lo largo del tiempo, mantienen seguros los datos confidenciales de los clientes, y Humana espera que la migración a Workspace reduzca las solicitudes de soporte técnico al menos en un 55 %. Humana migró 5.5 TB de datos, incluidos 4.5 millones de correos electrónicos, XNUMX millones de documentos y XNUMX millones de elementos del calendario.
“Estoy 100% seguro de que el equipo de Humana está más satisfecho y es más productivo con Google Workspace que con nuestra plataforma anterior y, junto con Chrom OS, hará que nuestros datos estén más seguros que nunca”.
Adam Nerell, director de informática de Humana
Colgate-Palmolive migra 28,000 usuarios a Workspace en 6 meses
“Google Workspace se destacó porque es realmente un conjunto de herramientas integrado, con inicio de sesión único y un directorio. Google Workspace está diseñado para la nube, sin un legado local. Pensamos que Google seguiría siendo el mayor innovador en colaboración en la nube y un socio con el que podríamos crecer”, dice Mitch Cohen, director de colaboración en la empresa global de productos de consumo Colgate-Palmolive. En solo tres meses, más del 94% de los usuarios usaban activamente Google Drive y se realizaron más de 57,000 horas de sesiones de Google Meet en solo un mes. Ahora, todos, desde la alta gerencia hasta la sala de correo de Colgate, tienen una cuenta de Google Workspace y la usan a diario.
Capítulo 3
Herramientas y recursos de migración de Google
Durante una migración, las organizaciones pueden acceder a una variedad de herramientas, procesos y soporte propios y de terceros de Google para facilitar el proceso desde la planificación hasta la ejecución.
Su representante de cuenta de Workspace
Como primera opción, comuníquese con su representante de cuenta de Google Workspace, quien trabaja en estrecha colaboración con nuestro ecosistema de socios y ofrece una variedad de servicios integrales a medida que realiza la transición. Estos servicios incluyen consultoría, asesoramiento, administración técnica de cuentas, administración de cambios, capacitación y capacitación, laboratorios de transformación y más. Su representante de cuenta trabajará con usted para contratar al socio adecuado para sus necesidades de migración.
Fogonadura
Nuestra amplia red de servicios administrados y socios de implementación ayuda a los clientes a elegir la solución adecuada para ellos y lidera la migración y la implementación generales. Nuestros socios acompañan a muchas organizaciones en su recorrido hacia Workspace y aportan décadas de experiencia en el soporte a grandes clientes con hasta 200,000 XNUMX empleados.
Google Workspace tiene alianzas estratégicas con socios en todas las regiones. Los socios tecnológicos (ISV) ayudan en el proceso de migración de datos y se conectan con el socio revendedor de la empresa. El socio seleccionado trabajará con su administrador de cuenta para crear un plan detallado para cada una de las fases recomendadas por Google. Estas fases pueden incluir descubrimiento, sesiones de estrategia, habilitación, capacitación y demostraciones desde la planificación hasta la implementación y más allá. Puede encontrar la lista completa de socios aquí.
Servicios profesionales
Además, el equipo de representantes de su cuenta puede contratar los Servicios profesionales de Google para complementar a su socio de servicios y proteger el proceso de implementación con una capa adicional de soporte técnico, de gestión de cambios y de gobernanza. Este soporte puede incluir acceso a asesores expertos, prácticas recomendadas, un enlace con el equipo de ingeniería y productos de Google para garantizar el éxito de los hitos de implementación clave y más. La lista completa de servicios que ofrecen los Servicios profesionales de Google se puede encontrar aquí.
Nuestros equipos han desarrollado una metodología y herramientas específicas para guiar a los clientes a lo largo del proceso de migración, desde la fase de planificación hasta un lanzamiento exitoso. Por ejemplo:ampCon Google Workspace Migrate, puede gestionar migraciones a gran escala en varios servicios principales de Google Workspace desde un solo lugar. Proporcionamos documentación detallada y guías de implementación para ayudarlo a elegir la mejor opción para trasladar su correo electrónico, calendario, contactos, carpetas, files y permisos en Google Workspace. Hemos seleccionado recursos para ayudarte en cada paso del proceso, incluidos:
- Recursos de implementación empresarial y nuestra guía de implementación para grandes organizaciones. Las organizaciones pueden usar estos recursos de gestión de cambios y guías técnicas para implementar Google Workspace en grandes organizaciones. Siga nuestro plan de implementación de 90 días para presentar Google Workspace a sus usuarios, probar los servicios y la migración de datos, y realizar la transición con éxito en toda su organización.
- Guías de implementación técnica y guías de migración para obtener orientación detallada. Estos recursos brindan información detallada y completa sobre temas más específicos, como la migración de datos de Microsoft Outlook a Google Workspace y más.
Google Workspace ofrece a las organizaciones empresariales herramientas de colaboración modernas y un entorno de nube seguro. Con un enfoque estructurado, herramientas comprobadas y soporte de expertos, la migración es un proceso manejable. Deje que Google Workspace le ayude a liberar todo el potencial de su fuerza laboral.
Documentos / Recursos
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Aplicación Google Workspace [pdf] Guía del usuario Aplicación de espacio de trabajo, espacio de trabajo, aplicación |